Biuro Rachunkowe GOWA | Adres: ul. Gajowa 56/763-004 Tulce | Tel.: 504 052 856 | E-mail: annawawrzyniak@brgowa.pl
Ewidencja środków trwałych - wszystko, co warto wiedzieć

Ewidencja środków trwałych jest spisem wszystkich przedmiotów materialnych i niematerialnych, a także wartości prawnych stanowiących majątek związany z prowadzeniem danej firmy. Do obowiązku jej prowadzenia zobligowani są przedsiębiorcy prowadzący książkę przychodów i rozchodów oraz korzystający w swojej działalności ze środków trwałych. Ewidencja taka jest podstawą do wliczenia amortyzacji w koszty działalności. Jeśli środki trwałe nie zostaną zewidencjonowane, wtedy koszty amortyzacyjne nie będą mogły być kosztami uzyskania przychodu.

Ewidencja środków trwałych - kto musi ją prowadzić?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych, to przede wszystkim obowiązek przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz korzystających ze środków trwałych w swojej działalności. Jest to ściśle określone przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 roku. Zgodnie z treścią tego rozporządzenia osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, jak również spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych. Z początkiem 2019 roku uchylony został obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia dla podatników podatku od przychodów ewidencjonowanych (tzw. ryczałtowców).

Czym są środki trwałe?

Definicja środka trwałego zawarta została w ustawie o PIT. Jest to więc budowla, lokal albo budynek, stanowiący odrębną własność, jak również maszyny i urządzenia oraz inne środki transportu będące własnością lub współwłasnością podatnika, których wartość przekracza 10 000. Co istotne, muszą być wykorzystane do działalności gospodarczej przez minimum rok. Środki trwałe mogą podlegać dzierżawie lub leasingowi, ale wtedy tylko jedna ze stron ma prawo zaliczyć je do aktywów trwałych. Ponadto różnego rodzaju ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz środki trwałe w budowie bądź inwentarz żywy można też zakwalifikować jako środki trwałe. Składniki majątku trwałego klasyfikowane są na 10 grup, a są to:

  • Grunty
  • Budynki i lokale
  • Kotły i maszyny energetyczne
  • Obiekty inżynierii lądowej i wodnej
  • Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne
  • Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania
  • Urządzenia techniczne
  • Środki transportu
  • Narzędzia, przyrządy, nieruchomości i wyposażenie niesklasyfikowane gdzie indziej
  • Inwentarz żywy

Każdy środek trwały musi zostać wyceniony, a więc musi zostać ustalona jego wartość początkowa stanowiąca podstawę do dokonania amortyzacji. Wartość środków trwałych określana jest najczęściej na podstawie ceny nabycia (jeśli zostały kupione), kosztu wytworzenia (jeśli stworzono je samodzielnie), wartości rynkowej (w przypadku darowizny). Wartość może zostać zmieniona tylko wtedy, gdy środek trwały został ulepszony bądź została przeprowadzona aktualizacja wyceny.

Jakie informacje zawiera rejestr środków trwałych?

Zapisy w ewidencji środków trwałych powinny być dokonywane najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do użytku. Prawidłowo prowadzona księga środków trwałych powinna zawierać określone dane, do których należą:

  • Numer kolejny wpisu
  • Data nabycia
  • Numer faktury bądź rachunku
  • Nazwa wyposażenia
  • Cena zakupu wyposażenia lub koszt jego wytworzenia
  • Numer pozycji, pod którą wpisany został w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia
  • Data likwidacji (również data sprzedaży bądź darowizny
  • Przyczyna likwidacji wyposażenia

Zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych

Wśród zasad prowadzenia ewidencji środków trwałych wymienić można konieczność zawierania określonych informacji wymienionych powyżej. Istotne jest ponadto posiadanie dokumentu potwierdzającego zakup środka trwałego. Bardzo duże znaczenie ma sposób wprowadzania środka trwałego do ewidencji, co oznacza rzetelne określenie wartości początkowej, która jest ceną zakupu, ale powiększoną o koszty w postaci kosztów transportu bądź też aktu notarialnego. Kwota powinna być następnie pomniejszona o należny podatek od towarów i usług. W przypadku towarów importowanych cena środka zawiera również cło i akcyzę. Z kolei środki trwałe będące owocem pracy wyceniane są na podstawie kosztów poniesionych podczas produkcji. Prowadzenie ewidencji środków trwałych wymaga znajomości wykazu środków nie podlegających amortyzacji. Są to między innymi grunty i prawa wieczyste oraz lokale mieszkaniowe bądź te wynajmowane, a także dzieła sztuki.

Czy można wprowadzić korektę do ewidencji środków trwałych?

Przepisy nie określają zasad dokonywania poprawek we wpisach ewidencji środków trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych. Można jednak uznać, że dopuszczalne jest dokonanie skreślenia dotychczasowej treści, a następnie wpisanie nowej w taki sposób, aby błędny zapis pozostał czytelny. Wskazane jest umieszczenie daty wprowadzenia poprawki, a także podpisu osoby dokonującej zmiany. Korekty mogą być również dokonywane w związku z ulepszeniami środka trwałego. Wtedy wartość początkową powiększa się o sumę kosztów poniesionych na jego ulepszenie, w tym też na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł. Zmiany wartości w ewidencji powinny być wtedy dokonane w miesiącu następującym po miesiącu, w którym dane ulepszenie zostało wykonane.

Czy środek trwały może zwiększyć swoją wartość?

Środki trwałe zwiększają swoją wartość w związku z dokonywanymi ulepszeniami. Wydatki na nie poniesione nie mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, tylko powiększają wartość początkową środka trwałego. Od nowej wartości należy więc dokonać odpisów amortyzacyjnych wykorzystując poprzednio stosowaną metodę oraz stawkę amortyzacyjną. Co istotne, ulepszenia dotyczą wyłącznie środków trwałych, ponieważ w sensie podatkowym wartości niematerialnych i prawnych nie da się ulepszyć. Środki trwałe wprowadzone do majątku firmy można uznać za ulepszone w przypadku, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację bądź modernizację przekracza w danym roku kwotę 3500 zł.

Co w przypadku podzielenia środka trwałego?

Dzielenie ma miejsce wtedy, gdy od danego środka trwałego odłącza się część składową lub peryferyjną. Wartość początkową danego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią, w okresie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych. Oblicza się ją przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Jeśli z kolei odłączona część zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, to w miesiącu połączenia należy zwiększyć wartość początkową innego środka o różnicę.

Co w przypadku likwidacji środka trwałego?

Likwidacja środka trwałego może być konieczna w związku z jego uszkodzeniem, ziszczeniem, zużyciem bądź znacznym powiększeniem kosztów jego eksploatacji. Przedsiębiorstwo może również zdecydować się odsprzedać środek trwały lub przekazać go jako darowiznę. W takich sytuacjach konieczne będzie wykonanie odpisu z ewidencji. Warto wiedzieć, że postawienie środka trwałego w stan likwidacji nie jest tożsame z jego fizyczną likwidacją. Postawienie w stan likwidacji nie wywołuje bowiem żadnych konsekwencji podatkowych w przeciwieństwie do rzeczywistej likwidacji. Do celów księgowych warto więc udokumentować faktyczną likwidację majątku firmowego. Do przeprowadzenia likwidacji środka trwałego stosuje się druk LT (likwidacji środka trwałego), następnie należy dokonać poprawnego księgowania likwidacji. W tym celu wartość początkową likwidowanego środka trwałego należy ująć na koncie tego środka po stronie środków trwałych oraz na koncie „Umorzenie” na stronie przeciwnej wpisać wartość dotychczasowego umorzenia. W efekcie likwidowany środek trwały przestaje istnieć na podanych kontach.

Środki trwałe o wartości mniejszej, niż 10 000 zł

Środki trwałe, których wartość nie przekracza 10 000 zł, ale posiadają okres użytkowy powyżej roku nazywane są niskocennymi środkami trwałymi. Można je zamortyzować jednorazowo, bez konieczności wprowadzania do ewidencji, co jest znaczącym ułatwieniem dla przedsiębiorcy, który dzięki temu nie musi spełniać szeregu dodatkowych wymogów formalnych. W przypadku wyposażenia, zakup wlicza się bezpośrednio w koszty w miesiącu przekazania do użytkowania, niezależnie od jego wartości. Jednak zarówno w przypadku środków trwałych, jak i wyposażenia, konieczne jest ujęcie tych składników majątku w spisie z natury, który sporządzany jest dla celów VAT w związku z likwidacją działalności. Niskocenne środki trwałe można również wprowadzić do ewidencji środków trwałych i zastosować zwykłą, liniową amortyzację. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku możliwe będzie ujmowanie w kosztach odpisów amortyzacyjnych zgonie z ustalonymi okresami amortyzacji.

Zajmujemy się prowadzeniem ewidencji środków trwałych

Prawidłowo prowadzona ewidencja majątku trwałego wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości, jak również znajomości aktualnych przepisów prawa podatkowego. Nasze biuro księgowe GoWa oferuje prowadzenie dokumentacji środków trwałych i wyposażenia małym oraz większym firmom. Nasi specjaliści dokonują wszelkich wyliczeń oraz klasyfikują wykorzystywane w firmach środki. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze księgowej, nieustannie śledzimy też zmiany w polskim prawie podatkowym, a także wszelkich przepisach mogących mieć wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzonych przez naszych klientów. Zakres naszych usług dostosowujemy do indywidualnych potrzeb gwarantując rzetelne prowadzenie księgowości oraz ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwach różnej wielkości. Wybór naszego biura, to pewność powierzenia księgowości doświadczonym profesjonalistom. Zapraszamy do skontaktowania się z nami w celu ustalenia szczegółów związanych z prowadzeniem ewidencji środków trwałych w Państwa firmie.