Biuro Rachunkowe GOWA | Adres: ul. Gajowa 56/763-004 Tulce | Tel.: 504 052 856 | E-mail: annawawrzyniak@brgowa.pl
Księga Rachunkowa (Handlowa) - jak prowadzić i na co zwrócić uwagę?

Księgi Rachunkowe są zestawieniem zapisów księgowych uporządkowanych chronologicznie, wykazujących obroty i salda, a także aktywa i pasywa firmy. Księgi Handlowe mogą być prowadzone przez wszystkie przedsiębiorstwa, jednak ustawa o rachunkowości wskazuje określone rodzaje firm, dla których jest to obligatoryjne. Pełna księgowość wymaga bezwzględnie specjalistycznej wiedzy dotyczącej standardów księgowych wynikających z ustaw, rozporządzeń czy interpretacji. Jak poprawnie prowadzić Księgi Handlowe oraz na co zwrócić uwagę podczas dokonywania zapisów w Księgach Rachunkowych – tego dowiecie się z naszego wpisu.

Kto musi prowadzić Księgę Rachunkową?

Księgę Rachunkową obowiązkowo muszą prowadzić firmy wymienione w ustawie o rachunkowości, a są to: 1

  1. Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również organizacje) i spółki cywilne (z zastrzeżeniem pkt. 2).
  2. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeśli przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w minionym roku obrotowym wyniosły co najmniej równowartość (w walucie polskiej) 2 mln euro.
  3. Banki i inne jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisach o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisach o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisach o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów.
  4. Przedstawicielstwa firm zagranicznych.
  5. Jednostki samorządowe gmin, powiatów i ich związków oraz państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, jak również gminnych, powiatowych oraz wojewódzkich zakładów budżetowych.
  6. Jednostki niewymienione w powyższych punktach, jeśli otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Wszystkie z wymienionych podmiotów mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg, natomiast pozostałe podmioty niemające takiego obowiązku, mogą prowadzić je dobrowolnie.

W przypadku limitu 2 mln euro obrotu, po przekroczeniu którego w danym roku podatkowym należy przejść do prowadzenia Ksiąg Rachunkowych w następnym roku, to oblicza się go po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października.

W jakim celu prowadzona jest Księga Handlowa?

Księga Handlowa służy do chronologicznego rejestrowania spisu zdarzeń, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Pokazuje jakie obroty oraz saldo generuje dana firma, jak również jakie są aktywa i pasywa danego przedsiębiorstwa. Powinna być prowadzona w sposób rzetelny przez wszystkie przedsiębiorstwa do tego zobowiązane.

Księga Rachunkowa - jakie informacje zawiera?

Księga Rachunkowa składa się z kilku elementów, którymi są:

  1. Dziennik – ujmuje się w nim chronologicznie wszystkie zdarzenia, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym (np. informację o rodzaju operacji, kwotę, dane osoby księgującej, konto winien – obciążenia konta, konto uznanie konta, kwotę uznania oraz ewentualne uwagi). Zapisy powinny być dokonywane chronologicznie, i w taki sposób, aby możliwe było powiązanie ich z dowodami księgowymi.
  2. Konta księgi głównej – zawierają informację o zdarzeniu gospodarczym w ujęciu systematycznym. Dokonuje się na nich zapisów w ujęciu zapisu podwójnego. Konta księgi głównej prowadzone są dla:
    • aktywów trwałych
    • środków pieniężnych, rachunków bankowych oraz krótkoterminowych aktywów finansowych
    • rozrachunków i roszczeń
    • towarów i materiałów
    • kosztów według rodzajów oraz ich rozliczenie
    • kosztów według typów działalności i ich rozliczenie
    • produktów oraz rozliczeń międzyokresowych
    • przychodów oraz kosztów związanych z ich osiąganiem
    • kapitałów własnych, funduszy specjalnych oraz rezerw i wyniku finansowego
  3. Konta ksiąg pomocniczych – zawierają zapisy będące uszczegółowieniem oraz uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Powinny być prowadzone w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, zbiorów kont, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami oraz zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są między innymi dla ewidencji środków trwałych, jak również wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z dostawcami i odbiorcami oraz rozrachunków z pracownikami.
  4. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych – sporządzane są na koniec okresu sprawozdawczego w oparciu o zapisy na kontach księgi głównej. Zawierają:
    • nazwy lub symbole kont
    • salda kont na dzień otwarcia
    • obroty wykazane narastająco od początku roku, a także obroty za okres sprawozdawczy
    • sumę sald na dzień otwarcia, jak też sumę obrotów narastająco od początku roku, ponadto sumę za okres sprawozdawczy oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
  5. Wykaz składników aktywów oraz pasywów
    • Aktywa trwałe – składniki przeznaczone na potrzeby jednostki, kompletne i zdatne do użytku, zapewniające jednostce korzyści przez okres dłuższy, niż rok. Dzielą się na wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe, należności długoterminowe, inwestycje długoterminowe oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
    • Aktywa obrotowe – grupa składników majątku zużytych, sprzedanych lub wykorzystanych w inny sposób w ciągu dwunastu miesięcy od dnia bilansowego. Dzieli się je na zapasy, należności krótkoterminowe, inwestycje krótkoterminowe oraz krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
    • Pasywa – informacje dotyczące źródeł finansowania aktywów. Ich podział uzależniony jest od źródeł, z jakich zostały sfinansowane aktywa (kapitały własne i obce).

Konto księgi głównej i konta ksiąg pomocniczych

Konta księgi głównej są zbiorem zapisów o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Obowiązuje tu ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisy na określonym koncie księgi głównej powinny być dokonywane w kolejności chronologicznej. Natomiast konta ksiąg pomocniczych składają się z zapisów, które są uszczegółowieniem oraz uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Na kontach ksiąg pomocniczych możliwe jest stosowanie w ciągu okresu sprawozdawczego również jednostek naturalnych (obok lub zamiast jednostek pieniężnych). Należy wtedy sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych, a następnie ustalić ich wartość. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są między innymi dla:

  • Środków trwałych
  • Rozrachunków z kontrahentami
  • Rozrachunków z pracownikami
  • Operacji sprzedaży
  • Operacji zakupu
  • Kosztów oraz istotnych dla jednostki składników aktywów
  • Operacji gotówkowych jeśli prowadzona jest kasa

Otwieranie i zamykanie Ksiąg Rachunkowych

Księgi Rachunkowe powinny zostać otwarte nie później, niż w ciągu 15 dni od:

  • momentu uruchomienia biznesu
  • chwili, gdy istniejące przedsiębiorstwo znalazło się w szeregu firm, które muszą prowadzić finanse w formie Ksiąg Rachunkowych (np. ze względu na przekroczenie limitu przychodu)
  • rozpoczęcia postępowania upadłościowego oraz likwidacji firmy
  • pierwszego dnia następnego roku obrotowego

Zamknięcie ksiąg powinno nastąpić nie później, niż w ciągu 3 miesięcy od:

  • zakończenia działalności firmy (również w przypadku jej sprzedaży oraz likwidacji)
  • zmiany formy prawnej przedsiębiorstwa
  • dnia zakończenia roku obrotowego

Co ważne, zamknięcie Ksiąg Rachunkowych sprawia, że nie można już dokonywać żadnych zapisów w tworzących je zbiorach.

Zalety i wady prowadzenia Księgi Handlowej

Prowadzenie Księgi Handlowej pozwala uzyskać dokładne dane dotyczące wszystkich transakcji oraz przepływów pieniędzy w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możliwe jest między innymi zbadanie kondycji finansowej firmy. Dane wynikające z bilansu oraz rachunku wyników umożliwiają wyliczenie wielkości przepływów pieniężnych, co dokładnie obrazuje, jakimi środkami pieniężnymi realnie dysponujemy w danym momencie. W efekcie pozwala to na podejmowanie działań zmierzających do poprawy funkcjonowania oraz rozwoju konkretnych obszarów działania przedsiębiorstwa.

Prowadzenie Księgi Rachunkowej wymaga jednak specjalistycznej wiedzy, a także konieczności stosowania się do dyrektyw zawartych w ustawie o rachunkowości. Warto więc powierzyć zadanie doświadczonym specjalistom z biura rachunkowego, którzy zajmą się rzetelnym prowadzeniem pełnej księgowości w przedsiębiorstwie.

Pełna księgowość, czy księgowość uproszczona?

Przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, mogą sami zdecydować, czy chcą dobrowolnie korzystać z Księgi Rachunkowej czy wystarczy im Księga Przychodów i Rozchodów. Uproszczona księgowość może być dużo bardziej korzystna szczególnie dla początkujących przedsiębiorców, ze względu na mniejsze obciążenie obowiązkami. Jest to ponadto tańsze oraz prostsze rozwiązanie.

Zajmujemy się prowadzeniem zarówno pełnej, jak i uproszczonej księgowości

W naszym biurze rachunkowym GoWa oferujemy rzetelne prowadzenie pełnej księgowości dla przedsiębiorstw o różnej wielkości, również dla spółek z kapitałem zagranicznym. Zajmujemy się rozliczaniem firm o rozmaitych formach oraz profilach działalności. Szeroki zakres usług gwarantuje pełne wsparcie idealnie dopasowane do indywidualnych potrzeb. Współpraca z nami to pewność prowadzenia Księgi Rachunkowej w sposób zgodny ze standardami księgowymi wynikającymi z ustaw, rozporządzeń czy interpretacji. Dla naszych doświadczonych specjalistów z biura księgowego GoWa księgowość nie ma żadnych tajemnic.